¿Qué es SAP BW o SAP BI?

Ahora vamos a hablar de una de las herramientas que hace más tiempo acompaña a SAP ERP, el Business Warehouse o SAP BW, que recientemente es llamado SAP BI o SAP Business Information Warehouse. Y con el SAP pretende cubrir otra de las necesidades de la organización, y precisamente es la necesidad de obtener información confiable para la alta gerencia de la organización.

De ahí la existencia de un datawarehouse de SAP, la definición de un datawarehouse excede ligeramente lo que podamos nosotros decir en un post de un blog, pero básicamente es un repositorio de la información transaccional del sistema ERP, organizada de tal manera que se adapte mejor a las necesidades de reporting, disminuyendo los tiempos de consulta y optimizando el uso de recursos de hardware.

En resumidas cuentas, es otra base de datos que periódicamente extrae información de operaciones que se realizan sobre el sistema de gestión integral (ERP) con el fin que las gerencias puedan obtener información sobre su gestión, definir escenarios futuros, y tomar decisiones.

Esta separación se debe a que las consultas gerenciales no son de operaciones específicas, si no más bien sobre datos sumarizados. Por ejemplo: Las ventas mensuales de cada uno de los locales que poseen, o las comisiones pagadas a cada vendedor anualmente, u otro tipo de consultas mucho más complicadas. Esta información es más eficiente extraerla del sistema de operación habitual a uno distinto, sumarizarla previamente y ejecutar los reportes sobre la misma.

Sobre el sistema SAP BW los usuarios finales solamente ejecutaran consultas de información, y emitirán reportes que pueden visualizarse en Microsoft Excel o en el Portal de SAP.

Cabe destacar que hay otros conceptos asociados a un Datawarehouse(wiki) que pueden ser implementados en SAP BI, pero que exceden al foco de este Blog como ser consultas a Cubos, reportes con varias dimensiones, Minería de Datos(wiki), etc.

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¿Qué es SAP XI?

Interfaces, este es el tema que tratamos en este post... Con este producto SAP trata de posicionarse en el siempre complicado mundo de las interfaces entre aplicaciones.

SAP XI, significa, definición de SAP mediante, eXchange Infrastructure, o en nuestro querido idioma español Infraestructura de Intercambio (y podemos agregar de Datos).

Con esta herramienta, SAP aborda uno de los mayores problemas con los que se encuentran las implementaciones de SAP, las interfaces entre sistemas legacy (sistemas diferentes del aplicativo principal ERP, que habitualmente existían en las organizaciones antes de la implementación del nuevo sistema integrado de gestión y que seguirán operando a la par del mismo)

¿Que es una interfaz, o interface, o si quieren interfase? (la forma correcta en castellano es interfaz)

Un claro ejemplo sería un aplicativo de Toma de pedidos de venta a través del teléfono, que seguirá operativo a la par de SAP y que debe pasar al final del día todas las operaciones realizadas a SAP para que la cobranza se gestione en el mismo.

Los datos que salen del sistema legacy o legado, deben ser extraídos del sistema de origen, modificados para adaptarse a las necesidades de SAP (distintos tipos de datos, formatos, etc) y tomados por el ERP. Esta tarea puede sonar simple, pero realmente es en extremo complicada porque existe poca documentación sobre el modelo de datos de SAP y la complejidad del mismo es muy alta, entre otros motivos. Muchísimos errores suelen ocurrir a causa de malas interfaces y por este motivo surgió SAP XI (sitio de SAP).

Con esta herramienta dispondremos de un ambiente al estilo Microsoft Biztalk, para diagramar las interfaces, documentarles, trabajar con BAPIs de SAP (funciones que SAP expone para que puedan ser llamadas desde el exterior o desde un programa), manejo de errores, gestión de logs, entre muchísimas otras funciones.

Básicamente es una suite completa para poder gestionar las interfaces, facilitando las tareas de crearlas, verificar su correcta ejecución, manejo de errores y ejecución.

Esta herramienta es parte del suite SAP Netweaver y otras aplicaciones SAP como MDM, o el mismo CRM necesitan hacer uso de la misma para transferir información entre los distintos ambientes.

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¿Qué es SAP MDM?

SAP MDM, una de las más recientes incorporaciones a la familia SAP NetWeaver, es la abreviatura de SAP Master Data Management o simplemente "Administración de Datos Maestros"

Es una herramienta más de la familia Netweaver diseñada para aliviar lo que llaman "el infierno de los datos maestros en la organización" (palabras de SAP), ahora bajemos esto un poco a detalle, desdes su punto más elemental, para tratar de elaborar una definición.

¿Qué es un Dato Maestro?

Básicamente es un registro único de información que alimenta a toda la organización (o debiera serlo, si esto fuera así no harían falta productos como SAP MDM). A modo de ejemplo se pueden nombrar, los datos de un proveedor, de un cliente, un material que forma parte del catálogo de materiales de compras, un producto, entre otras muchas alternativas.

¿En que nos ayuda MDM en la organización?

En resumidas cuentas, nos permite mantener un catálogo único de datos maestros, evitando redundancias entre sistemas y bases de datos, y agilizando los procesos brindando información precisa y exacta a lo largo de los mismos.

¿Por qué es necesaria una aplicación que administre los datos maestros si tengo un ERP?

Bueno, esta pregunta tiene una respuesta similar al huevo y la gallina, si tengo un ERP que debiera administrar gran parte de mi organización de manera integrada... ¿Por qué necesito a MDM?

Simple... Porque la mayoría de las organizaciones no implementa por completo las funcionalidades de un ERP, o no logra cubrir todos sus procesos con un sistema de estas características.

SAP ECC no es el único sistema para TODAS sus actividades, muchas manejan el contacto con los clientes con una herramienta legacy o no integrada, la producción con otra herramienta, las revisiones de calidad con otra, el acceso de los proveedores a través de una extranet con otra, y en todas tienen registros maestros específicos, en donde un material se llama: "Caño de 3 pulgadas" y en el otro sistema el MISMO se llama "Tubo de 3 inches"

Cómo se imaginaran este trabajo de sincronización es realizado por numerosas interfaces entre sistemas, métodos de publicación y suscripción a datos, webservices, etc. Por eso es que SAP MDM está íntimamente vinculado con SAP XI (Exchange Interface)

Más información sobre SAP MDM pueden conseguirla en la página SDN de SAP.

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¿Qué es SAP Portal?

¿El mundo es web 2.0?

SAP no podía ser menos, por eso incorporó a SAP Netweaver su producto SAP Portal

¿Cuales son sus funcionalidades?

SAP Portal es en principio un servidor web, que nos brinda la posibilidad de usarlo como Frontend para aplicaciones SAP o no SAP, utilizarlo como parte de la Intranet de nuestra organización, exponer aplicaciones a la Extranet (para que por ejemplo los clientes puedan consultar sus facturas a través de la web), como visualizador de reportes gerenciales de SAP BI, como herramienta de autogestión de recursos humanos (SAP HR), gestión de documentos, herramienta de e-learning, entre otras muchas actividades.

Todo bajo un marco único de autenticación de usuario basado en roles, con una interfaz web familiar para el usuario, y un diseño estandar y homogeneo.

Un ejemplo de implementación de SAP Portal, es la misma página de SAP que lo utiliza como servidor web de su propio sitio.

El Portal de SAP posee un esquema de seguridad distinto al de SAP ECC, y esperamos poder abordarlo más adelante en detalle.

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¿Qué es SAP SRM?

SAP SRM, ¿Parece que a la gente de Alemania les gustan las siglas de 3 letras no? Esta vez nos anuncian un producto que no es otra cosa que un Supplier Relationship Management o simplemente: Administración de las Relaciones con los Proveedores.

Creo que al elegir el nombre de este aplicativo no tuvieron en cuenta a la gente de habla hispana y la similitud de nombre entre CRM y SRM, pero en definitiva si no nos tienen en cuenta en muchísimas otras cosas, esta es la de menos.

Esta herramienta de SAP, tratando de elaborar una definición, se puede decir que es una ampliación o si quieren verlo un perfeccionamiento del módulo de compras de SAP ECC (SAP MM-PU). Es más, la herramienta puede utilizarse como un servidor separado o como un Add-on de SAP ECC o SAP ERP 2005.

Dentro de las funcionalidades esperadas de un módulo de compras están primordialmente la generación de Solicitudes de Pedidos, Pedidos, Documentos de Compra, Estrategias de Liberación, Administración de Proveedores, entre otras actividades.

En palabras de SAP, nos permite optimizar nuestro procesos de abastecimiento para obtener los mayores beneficios a través de la disminución de costos.

En palabras nuestras, es un lavado de rostro al módulo de compras, perfeccionando funcionalidades, implementando nuevas como ser un carrito de compras, la apertura del sistema para el ingreso a través de extranet de proveedores, subastas, e-procurement, canales de negociación y chat con proveedores, entre otras funcionalidades.

Esperemos poder ampliar más en breve sobre SAP SRM a medida que podamos obtener más información.

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¿Qué es SAP CRM?

Clientes, ¿son el rey no?

Entonces no podía faltar una herramienta de SAP para gestionar nuestras relaciones con los clientes. Por eso existe SAP CRM o Customer Relationship Management, o en castellano Gestión de Relaciones con los Clientes.

¿Qué nos brinda básicamente un sistema CRM?

La gestión de todos nuestros contactos con nuestros clientes mediante un registro de cualquier actividad que hubiéremos entablado con el mismo. Si el cliente nos llamó para consultarnos, esto queda registrado en la base de datos, si llamamos nosotros al cliente para ofrecerle un producto esto queda registrado, si a raíz de ese llamado el cliente realizó una compra esto también queda registrado.

Entonces este sistema nos permita gestionar nuestra relación con los clientes, brindándonos una poderosísima herramienta para recopilar información estadística, realizar una atención personalizada del cliente, saber de cualquier reclamo pendiente, entre muchas otras actividades.

Si uno enumera las funcionalidades de un CRM(wiki) seguramente aparezcan muchas otras, pero lo que nombré en el párrafo anterior es su característica distintiva y es la parte de la gestión no contemplada en el ERP, que es complementado con SAP CRM.

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¿Qué es SAP?

Pregunta simple y complicada a la vez la que plantea el título, simple porque la mayoría de la gente que trabajó con SAP puede contestarla, complicada porque seguramente a cualquier explicación o definición se le puedan agregar o modificar muchísimos puntos.

El primer punto que podemos hacer notar es que SAP es una empresa, no un producto a diferencia de como la mayoría de la gente suele decir. SAP es una empresa Alemana fundada en 1972 y significa: "Systeme, Anwendungen, Produkte" (Sistemas, Aplicaciones, Productos), hoy por hoy es la organización líder en proveer sistemas integrales para grandes organizaciones a nivel mundial.

El producto estrella de la compañía, al que todos simplemente llaman SAP, es su ERP (Enterprise Resource Planning), pudiendose escuchar como nombre del mismo SAP R/3 o más actualmente SAP ECC (Enterprise Central Components)

Para entender que es lo que SAP le aporta a la organización, necesitamos saber lo que es un ERP, y la definición de este es que es "un sistema integrado de gestión de la organización". Ahora pongamos esto en claro, un sistema de estas características nos va a permitir administrar practicamente todas las áreas de la organización: Producción, Ventas, Cuentas a Cobrar, Cuentas a Pagar, Contabilidad, Mantenimiento, Compras, Tesorería, Inventarios, Recursos Humanos, y un largo etc.

Todos estos conjuntos de actividades están integrados en el aplicativo y cualquier actividad impacta en la otra automáticamente, de ahí el mote de sistema "integrado", o muchas veces llamado de "Backoffice".

Ahora ya sabemos que el producto estrella de SAP es su ERP, y que este es basicamente donde la gran mayoría de los empleados de la organización realizan sus tareas diarias.

Adicionalmente SAP tiene otros productos como ser su CRM (Customer Relationship Management), que se encarga de Administrar las relaciones con los clientes, registrando todos los contactos con los mismos, y muchas veces utilizado para brindar una mejor atención a los mismos contando con toda la información de contacto con el mismo.

También podemos encontrar su Datawarehouse (SAP BW), el SAP SRM (Supplier Relationship Managemente o Administración de relaciones con los proveedores), SAP MDM (Master Data Management), SAP Portal, y muchos otros de los que hablaremos en futuras entradas de este blog.

Ahora este blog trata basicamente de seguridad SAP, por lo que podemos empezar a plantear en donde entra la seguridad en un ambiente de estas características.

Imagínense que en un sistema como el que describimos anteriormente podemos encontrar basicamente toda la información del día a día de una empresa, así como realizar operaciones de compra, venta, movimientos de stock, entre miles de posibilidades. A causa de esto justamente es que la necesidad de implementar restricciones en el acceso y generación de esta información es crítica para cualquier organización que trabaje con SAP. Un empleado con acceso al sistema solo tiene que poder realizar las acciones que le correponden a su "rol" en la organización identificándose unívocamente en el sistema, y quedando registradas sus actividades en el mismo.

Estos temas vamos a tocarlos en profundidad en próximas entradas, por lo pronto para la próxima podemos esperar una explicación de ¿Cómo funciona SAP? con un poco más de detalle.

Más información sobre varias aplicaciones de SAP:

¿Qué es SAP CRM?

¿Qué es SAP BW o SAP BI?

¿Qué es SAP Portal?

¿Qué es SAP SRM?

¿Qué es SAP MDM?

¿Qué es SAP XI?

¿Qué es SAP Solution Manager?

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